秘书私房话



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关于 秘书 的百科小常识
一、国外的定义

1．西方发达国家的定义。国际职业秘书组织（英文全称：professional secretaries international）

是以欧美等发达国家为主的跨国秘书组织 它给秘书所下的定义是："具有熟练的办公室工作能力 不需上级

敦促即能主动负责、积极进取、干练果断、能在授权范围作正确决定的经理助手。

2．原苏联的定义。认为："秘书是一项普通的职业 其职能主要为机关提供称作秘书的辅助性、事务性和

信息性的服务。"这主要指机关秘书 因为私人秘书不是主体 它强调的是全面辅助领导与为领导服务的秘书

职能。这个定义较接近我国的情况。

3．日本的定义。日本学者认为秘书是"帮助与处理各种事务的工作人员"；还有通俗的说法："秘书是全能

运动员"。这突出表明了秘书的工作范围是随着领导人的工作范围而变化的 "赋予性"强 是很难明确界定的

同时也强调了秘书为领导人服务的"直接性"。日本社会具有东西交融的特点 它对秘书必须绝对忠于领导的

要求特别强烈。

以上国外定义的共性：（1）秘书是一种社会职业 而不仅是一种官职名称；（2）秘书主要是为领导服务

的人员。不管要求与权限有何不同 前一点与我国的现状是有差异的 在我国秘书主要地还是一种职务名称

而没有完全社会职业化；后一点则是古今中外秘书的共性 即一切秘书都是为其领导人服务的助手 没有领导

就没有秘书 正是领导人的需求 导致了秘书工作的产生与秘书的诞生。

二、我国对秘书定义的各种说法

我国自80年代以来 对秘书的定义进行了探讨 并有所进展 各家界说多种多样：

1．1979年《辞海》秘书词条写道：秘书是"职务的名称之一 是领导的助手。秘书工作是一项机要性的工

作 它的任务是收发文件、办理文书、档案和领导交办的事项 各机关和企业、事业单位 一般均设有秘书工

作部门或秘书工作人员。"

2．1982年毛含德教授在《秘书学概论》（内部版）中说："秘书是一种职务的名称……是在国家政权单位

、事业和企业单位中 协助领导综合情况 研究方针政策 密切各方面的关系 办理文书、档案、人民群众来

信及其他日常行政事务的人员 也是一种职称。" 提出了研究政策问题是正确的 但"职称"只是一种设想。

3．1983年张金安、常崇宜在《秘书学概论》中认为："秘书是一种职务、也应当是一种职称" "是领导的

耳目、助手和参谋。" 当时"信息"一词尚未流行 "耳目"实际上指这个意思；另外这是第一次明确提出了"参

谋"问题。但"职称"之说是不确的。

4．1986年张家仪在《秘书》杂志上撰文认为："秘书是身处领导机构或附着个人 撰制掌管文书 辅助决

策 并处理日常事务的服务人员。"并认为"秘书从事的工作也就是秘书职业 秘书职业也就是服务性的 所以

秘书决不是一种职务而是一种职业。"

上述秘书的"近身"特点（即"身处领导机构"）是1985年底李欣在武汉提出的；辅助性是上海楼宇生强调的

秘书的本质属性；社会职业化是常崇宜1983年在《秘书学概论》中提出的。张家仪概括较好 反映了秘书学研

究的深度。但"附着个人"的提法不准确 讲"秘书决不是一种职务"也嫌绝对化。

5．1987年常崇宜在《现代秘书工作》一书中认为 "秘书是一种职务名称 也是一种社会职业。是领导机

关首脑或特定领导人员的助手。各种秘书的具体助手作用各不相同 但都是通过辅助领导 直接为领导服务去

体现为人民服务、为社会主义服务的。"

这是试图对公务与私人秘书、各行业、层次、工种秘书作出的广义定义 其中的"特定领导人员"包括了私

人秘书的领导者 正由于是广义 文字概括不精练。

6．1987年刘祖遂、王守福在《通用秘书学》中认为："秘书是社会职务的名称之一 是为领导中枢和领导

者提供综合性、辅助性服务的公务人员。" 这里明确指出"公务人员" 是一种狭义的定义。

7．1989年董继超在《公务秘书学》中认为；"所谓秘书 就是掌管文书并直接辅助上司全面处理事务的人

员。" 这里用了"所谓"二字 并沿用了论述秘书活动方式的办法 以及强调了"事务"而未提"参谋" 反映了定

义的难度。

此外 笔者所见到的我国秘书界著名学者李欣、王千弓、翁世荣等在他们的论著中 都没有直接探讨定义

问题。1990年袁维园主编的《秘书学》也只讲到秘书"是广泛的社会职业之一" 是"一种行政职务"。

归纳起来 各家说法中涉及的有四个问题：（l）我国秘书是一种职务名称 还是一种社会职业 或者二

者兼有？（2）我国秘书的主要职能作用是助手 还是参谋 或者二者兼有 又如何准确表达？（3）对秘书下

定义时应主指狭义的办公厅室中的秘书 还是应包括广义的如研究室、信访局、保密局、档案局等与办公厅室

独立平行的机构、甚至业务科室中从事秘书工作的人员？（4）私人秘书的情况很不相同 但数量正在扩大

要不要包括进去？

三、初步的结论

l．广义秘书的概念；"秘书是领导人的事务与信息助手。"这里的广义 包括了公务秘书、私人秘书 又

包括了各行业、层次、工种；领导人既含单数 又含复数--领导集体；因此只能是简明、抽象的概括。

2．狭义秘书的概念。"秘书是一种职务名称 正在成为一种社会职业 指处于领导近身 直接为领导从事

事务性、信息性的辅助服务的工作助手。"这里着重排除了私人秘书。

广义与狭义内涵相通 又有差异。主要强调了秘书是领导近身的直接助手 是直接为领导服务的人员这一

含义。这个"助手"包括了智力性的助手在内 从而也反映了现阶段我国要求秘书部门发挥"参谋作用"的现实。

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